Modernização dos órgãos estaduais mira na eficiência contra o desperdício de papel
"Órgãos e secretarias estaduais investem na sustentabilidade ambiental e eficiência do gasto público, com a redução do uso de papel, por exemplo"
Para garantir a modernização dos processos administrativos, e ao mesmo tempo contribuir consideravelmente para a preservação ambiental, órgãos estaduais reduzem o uso de papel, investindo na cultura da redução de desperdícios, o que possibilita o aumento dos recursos disponíveis para o Estado atender melhor a população nas mais diversas formas.
Saúde - Desde novembro de 2020, a equipe da Fundação Santa Casa implementou um software que permite, em curto prazo, a tramitação de informações, como circulares internas, memorandos, ofícios etc, por meio de um sistema que garante maior segurança e agilidade no atendimento aos usuários do Sistema Único de Saúde (SUS).
“O hospital teve que se expandir para atender a demanda da Covid-19, então foi necessário fazer toda uma reestruturação, e hoje 90% do hospital está informatizado. A área administrativa já está toda informatizada, na área assistencial está faltando o ambulatório adulto, parte do centro obstétrico e centro cirúrgico. A previsão é de que ainda no final deste semestre de 2021 se conclua o processo de informatização de toda a unidade", antecipa o gerente de Tecnologia da Informação da Santa Casa, Gilberto Rodrigues. A ação garante uma economicidade de 100 mil folhas de papel por mês.
Jucepa - Também desde 2020, a Junta Comercial do Pará vem trabalhando de forma 100% digital, seja nos processos mercantis ou com a tramitação de documentos administrativos realizados por meio do Processo Administrativo Eletrônico (PAE), implantado pelo governo do Estado. Sendo assim, todo o material físico existente no órgão anterior ao processo digital passará pelo processo de desmaterialização de documentos administrativos, ou seja, um total de 417 mil imagens serão digitalizadas pelo órgão. O processo teve início hoje, 1o de junho, com o encerramento previsto para setembro de 2021.
A iniciativa além de contribuir com o meio ambiente, facilita a gestão de documentos, previne fraudes, otimiza processos e reduz custos e a necessidade de espaços físicos para guardar esses documentos, além de contribuir com inclusão social já que foi realizada a contratação de uma empresa especializada que trabalhasse com a inclusão social de portadores de necessidades especais na execução do trabalho de digitalização e indexação dos processos.
De acordo com a presidente da Jucepa, Cilene Sabino, a mudança trouxe inclusão social, já que o processo é realizado por portadores de necessidades especiais, e fortalece o meio ambiente. "Em função da distância, de qualquer lugar do mundo, o interessado pode protocolar pela internet o processo de alteração e baixa da sua empresa sem utilizar nenhum papel, de forma rápida e segura sem nenhum custo. Agora estamos implantando o mesmo procedimento nos processos administrativos e digitalizando mais de 417 mil imagens, ou seja, todo material físico que ainda estava na Jucepa será digitalizado", detalha.
Educação - Por sua vez, a Secretaria de Estado de Educação Pública (Seduc) realiza o processo de digitalização de documentos que fazem parte do acervo documental do Instituto de Educação Estadual do Pará (IEEP), que completa 150 anos de história.
De acordo com informações da diretoria da Montreal Informática, empresa especializada contratada para o trabalho, serão digitalizados no total 4,5 milhões de documentos, referentes ao período entre os anos de 1972 a 2000. O acervo remonta à época do ensino do Magistério, e em processo de digitalização estão os relatórios escolares, relatórios de históricos de alunos, livros históricos, diários de classe e notas de alunos.
Os trabalhos foram iniciados em abril e, envolvem gestão documental, classificação, tipologia e localização dos documentos físicos. Após o processo de digitalização, os documentos são salvos no formato em PDF e inseridos no sistema. Já a documentação mais antiga é separada e encaminhada à equipe da Seduc para avaliação e descarte, de acordo com a exigência da legislação. A previsão é que a digitalização seja concluída em outubro deste ano.
A titular da pasta, Elieth Braga, avalia que a modernização será um marco para a Educação Pública Estadual. "Além de toda trajetória histórica e importância de preservar isso, nós estamos trabalhando também para a preservação ambiental, economizando papel nestas que seriam cópias reprográficas. Neste momento, trabalhando neste centro de formação e da história da educação no Estado do Pará, a Seduc vai construindo este novo momento", confirma a gestora.
A natureza agradece - O secretário de Estado Meio Ambiente e Sustentabilidade (Semas), Mauro O’de Almeida, reforça a importância de uma iniciativa conjunta envolvendo toda a administração estadual. A atuação, segundo o gestor, diminui não apenas a quantidade de árvores derrubadas, mas a quantidade de toner e de equipamentos eletrônicos que, posteriormente, são descartados.
"Tudo isso, no contexto geral, acaba fazendo com que outros elementos que produzem resíduos sólidos ou não sejam eliminados. Essa velocidade que nós estamos alcançando pelo PAE, implementado como obrigatório pela Secretaria de Estado de Planejamento e Administração (Seplad) a todas as secretarias, é muito importante também para que se estabeleça um patamar de redução de papel. Os projetos de digitalização de arquivos são importantes para que a gente reduza a guarda do papel e torne inclusive mais segura a preservação de documentos antigos”, destaca.